Sastančenje postaje sve češće, sastanci sve duži, a njihovi učinci sve slabiji. I nije riječ samo o sastancima, kako se to lijepo kaže, licem u lice, nego se pokazalo da su posve iste karakteristike sastanaka na daljinu, u virtualnom okruženju. Većina ih traje duže negoli je to potrebno, a mnogi od sastanaka i posve su nepotrebni.

Zato i ne čudi što je sve više stručnjaka u svijetu, najrazličitijih profila, koji tvrde kako je sastančenje čisto gubljenje vremena, a o tome svjedoče i sve brojnije analize, studije i istraživanja. I sve ih je više na tragu mišljenja američkog pisca i kolumnista Davea Berryja, koji reče: “Kad biste jednom riječju morali prepoznati razlog zašto ljudski rod nije ostvario i nikada neće ostvariti svoj puni potencijal, ta bi riječ bila ‘sastanci’”. Javna promišljanja i ocjene onog što donose ili odnose sastanci doveli su do toga da su organizacijski psiholozi već problematizirali tzv. MRS, ili sindrom oporavka od sastanaka. Dokazano je, naime, da svakome tko sudjeluje na sastanku treba neko vrijeme da oporavi svoj mozak kako bi se potom mogao fokusirati na svoj rad. A pojavio se i novi problem koji je nazvan “Zoom zamor”. Naime, znanost je utvrdila da, npr. previše online sastanaka, osobito ako se oni održavaju učestalijom dinamikom jedan za drugim, jako iscrpljuje i zamara sudionike. Zbog toga struka kaže da je važno uzimati kratke stanke kako bismo omogućili mozgu da se “resetira”. I nije se stalo samo na tome, nego je jedno istraživanje pokazalo da osobe iscrpljene sastancima predstavljaju potom i veliku opasnost kao vozači. Videorazgovori djeluju loše na koncentraciju, a znamo koliko je ona važna kada se sjedne za upravljač automobila.



Kada je riječ o u moru neproduktivnih i nekorisnih sastanaka brojke su neumoljive. Tako prosječni radnik u SAD-u na sastančenje svakoga tjedna potroši oko šest sati, a menadžeri i do 23 sata. Neki direktori provode na sastancima i 80 do 90 posto svog radnog vremena, pa je logično pitanje kada nešto uopće rade. Da su i sami svjesni koliki je problem sastančenje govori i anketa među 182 direktora i predsjednika uprava, gdje ih se 65 posto požalilo da ih to sastančenje ometa u tome da i rade, a za to su plaćeni. Podaci govore kako se ukupno na dan u SAD-u održi između 11 i 55 milijuna sastanaka. Spominje se i trošak njihova organiziranja i dogovaranja, koji iznosi i do 15 posto svih troškova tvrtke. Kad se zna da se u svijetu svake godine održi i do 13 milijardi sastanaka, posve je jasno kolike se milijarde dolara rasipaju. Tim više što prema istraživanjima čak 69 posto onih koji sudjeluju na sastancima misli da je to vrijeme potpuno neproduktivno. Da su sastanci doista veliko rasipanje i gubljenje vremena svjedoči i činjenica da o njima postoje memeovi, poput “ovaj sastanak je mogao biti e-mail”. Veliko, pak, Microsoftovo istraživanje na 38.000 radnika iz niza zemalja, pokazalo je da se radnici osjećaju produktivnima samo tri petine radnog vremena, a neučinkovite sastanke ispitanici su označili kao najveći uzrok nesvrhovitog utroška vremena. Najviše je bilo onih koji su ocijenili slabu komunikaciju i nejasne ciljeve, što je često također posljedica loših sastanaka. A da bi sastanci osoblja koji su vrlo važni za održavanje homogenosti, zajedničkog duha, organizacije i boljeg poslovanja bili efikasni valja naći ravnotežu između dobre komunikacije i produktivnoga korištenja vremena.

Struka je tako utvrdila da čak 90 posto svih sastanaka koji traju sat, dva, pa i duže, mogu trajati samo 15 minuta! Naravno, ne u restoranu, i ne uz janjetinu, jer su takvi, upozoravaju znanstvenici, potpuno beskorisni. Sastanke duže od 30 minuta treba ukinuti, jer sastanak je potreban da bi se razgovaralo o rješenju. Za to bi trebalo biti dovoljno 15 minuta te još 15 za raspravu. Ali, nema beskonačno dugog dnevnog reda, nema brbljanja i kašnjenja. A čak 37 posto sastanaka počinje kasnije nego što je dogovoreno. Valja se prisjetiti i Shannanovog zakona, koji kaže da “dužina sastanka raste s kvadratom broja prisutnih”. Znači, valja pozivati optimalan broj ljudi, jer je ionako dokazano kako se prave odluke ne donose gotovo nikad na sastancima, nego u uskom krugu. Stručnjaci upozoravaju i na to da se sastanci s većim brojem ljudi pretvaraju u neku vrstu alibija ili širenja kruga odgovornosti. Što je više sudionika sastanka, to je više odgovornih.



Struka po tom pitanju uzima za primjer pravilo koje vrijedi u tvrtki Amazon, a ono se zove “Two Pizza Teams” - na sastanku treba biti samo onoliko osoba koliko bi bilo sito od dvije pizze, a on ne smije trajati duže nego što treba vremena pojesti ih, dakle najviše 45 minuta. Tome u prilog ide i podatak kako ljudi produktivno mogu održati koncentraciju 45 do maksimalno 75 minuta.

Utvrđeno je kako na sastancima na kojima je više od deset osoba rapidno pada učinkovitost, kvaliteta i produktivnost procesa planiranja. Jer su sudionici postali umorni, nemotivirani i nekreativni. Postavlja se i pitanje hoće li virtualni sastanci posve potisnuti one tradicionalne licem u lice? Oni koji se bave problematikom sastanaka tvrde kako će tradicionalni sastanci ostati i dalje najpoželjniji oblik komunikacije. K tome su njemački znanstvenici istraživanjem dokazali kako naš mozak bolje pamti lica na sastancima uživo negoli lica koja se pokazuju na ekranu ili fotografijama. A za kraj bismo licem u lice rekli onu dobru američkog ekonomista Johna Kenetha Galbrighta: “Sastanci su prijeko potrebni kada ne želite ništa raditi”.