Rad od kuće za mnoge se čini kao nemoguća misija, no ipak sve je više primjera koji nam pokazuju kako je to moguće. Čak i tradicionalno djelatnosti koje rade puno sa strankama i papirima, poput knjigovodstava, svoj rad prebacuju online.

Digitalizacija i poslovanje, osim što u ovom slučaju trenutno štiti zdravlje, definitivno pridonosi očuvanju okoliša, ali i smanjuje troškove poslovanja. Popričali smo s Marijom Kušić iz tvrtke ARIOS koja se knjigovodstvom bavi već gotovo tri desetljeća.


"Vodeći računa o zdravlju svih nas i poštujući smjernice Svjetske zdravstvene organizacije, objave Zavoda za javno zdravstvo Republike Hrvatske i Stožera civilne zaštite radi suzbijanja širenja zaraze koronavirusom, obavijestili smo sve klijente kako će Arios d.o.o. i dalje raditi u redovnom radnom vremenu, no bez primanja stranaka. Međutim, kako bi naš rad, ali i rad naših klijenata tekao neometano, uveli smo rad bez papira, odnosno dostavu dokumentacije online, a za one kojima je i to nemoguće omogućili smo dostavu preko popularnih servisa, poput WhatsApp ili Viber, te u krajnjem slučaju fizički, dostavom u ormarić u kojemu stranka papirologiju može ostaviti i pokupiti za nekoliko dana", rekla je Marija Kušić iz knjigovodstvene tvrtke ARIOS.


Međutim, ovakav pomak na digitalno nije došao preko noći. Gotovo cijelu 2019. godinu proveli su u osiguravanju uvjeta za digitalizaciju, od infrastrukture do edukacije radnika i klijenata da bi se moglo online raditi. Tako su tijekom prosinca napravili implementacija softvera i proveli edukaciju radnika i klijenata. Klijente su uputili da svoje dobavljače obavijesti da im osim poštom račune i ostalu dokumentaciju šalju i na e-mail čime bi se kontakt smanjio.


Je li bilo otpora pri uvođenju novih mjera? "Naravno, otpor je u početku stigao i od radnika i od klijenata, no dali smo dovoljno vremena za prilagodbu i sada smo sretni što u jeku COVID-19 pandemije možemo poslovati digitalno. Pratimo zbivanja i spremni smo i za rad od kuće, te bi u tom slučaju samo jedan djelatnik bio u uredu kao dežuran."


Osim knjigovodstvenih servisa koji s pomoću tehnologije i inovativnosti svoj rad mogu organizirati i bez papira i bez sastanaka uživo, velik je broj tvrtki, posebice računalnih, koje svoj rad ionako mogu obavljati s ljudima koji nisu u uredu. Ako se niste na vrijeme pripremili za digitalizaciju, donosimo vam naših sedam savjeta kako se pripremiti:

Pogrešno je pretpostaviti kako izvan tvrtke postoji dovoljno informacija i objašnjenja te da zaposlenici ne trebaju nikakve dodatne informacije. Iz iskustva znamo kako su kreiranje i dijeljenje redovno ažuriranih sažetaka osnovnih činjenica i posljedica od neprocjenjive vrijednosti. Osim toga, trebalo bi redovno prenositi i objašnjavati stajališta i politike o putovanjima, radu od kuće itd. kako bi zaposlenici znali što učiniti.


Takav tim imat će više ideja o mogućim rješenjima i mora biti u stanju brzo donositi odluke o zaštiti ljudi, o koordinaciji rada s kupcima i dobavljačima, kao i o tome koliko financijskih sredstava treba osloboditi ili npr. kada prestati s proizvodnjom. Ključna uloga tog tima je da zaštiti ljude: zaposlenike, korisnike i druge dionike. To uključuje osmišljavanje ažuriranih programa održavanja higijene, poput smjernica o karanteni, što stvara sigurno okruženje.


Treba kontaktirati s kupcima i distributerima kako bi doznali gdje im je najveći negativan utjecaj krizne situacije te što bi im najviše pomoglo. Važno je stabilizirati poslovanje korištenjem sigurnosnih zaliha i alternativnih resursa, kao i suradnjom s dobavljačima, da bi se izbjegla zagušenja.


Rukovodeći timovi spremnih tvrtki utvrdit će koji su dijelovi poslovanja tvrtke ključni, a koji opcionalni. Za prvi se razvijaju planovi za izvanredne situacije, kako bi se zaštitili u slučaju zaustavljanja poslovanja. Također, treba razmotriti i sveukupnu likvidnost tvrtke i što će se s njom dogoditi u različitim situacijama. Bilo bi mudro prerasporediti diskrecijsku potrošnju s opcionalnih dijelova poslovanja prema ključnima.


Rješenja koja funkcioniraju na štetu ostalih ili istovremeno zanemaruju interese drugih stvorit će, dugoročno gledano, nepovjerenje i nanijeti štetu poslovanju. Isto tako, pružanje podrške kupcima, partnerima, zdravstvu i društvenim sustavima u nepovoljnim vremenima mogu rezultirati dugotrajnim povjerenjem prema tvrtki. Najbolje će tvrtke stoga poduzimati korake kako bi pomogle u oporavku društva i gospodarstva.


Učinkovitost poslovanja je ključna u stabilnom sustavu u kojemu nema iznenađenja – i takav način razmišljanja često prevladava u nekim korporacijama. No ključni cilj upravljanja dinamičnim i nepredvidljivim izazovima poput krize jest žilavost, odnosno sposobnost preživljavanja i razvoja, usprkos neočekivanim i potencijalno nepovoljnim događanjima.


Treba se pripremiti na nove faze aktualne epidemije, kao i na nove epidemije koje budućnost donosi. Ovo je prilika da popravimo stvari: nakon što vidimo što djeluje, usredotočiti se na rezultate i razviti protokol. Svaki put kada dođe do incidenta, bila to mala nezgoda ili tragična pogibija, uspješni se oslanjaju na protokol, prema kojima se uzroci istražuju do najsitnijeg detalja te se donose obvezujuće preporuke. Ne možemo predvidjeti kako će se razvijati situacija ili koje će posljedice imati COVID-19, ali možemo iznova razmotriti najcrnje scenarije i osmisliti strategije za djelovanje u izvanrednim situacijama.