Koliko se u Gradu Osijeku troši na reprezentaciju i tko uopće ima pravo na nju? Na ta pitanja javnost je uostalom uvijek posebo osjetljiva. U Gradu Osijeku to pitanje regulirano je posebnim Pravilnikom.

Tako pravo na korištenje sredstava za reprezentaciju imaju gradonačelnik, njegovi zamjenici, predsjednik Gradskoga vijeća, potom pročelnici upravnih tijela, ali i drugi službenici po odobrenju pročelnika.

Sredstva za reprezentaciju klasificiraju se na ona iz domene ugostiteljskih usluga - one koja se koristiti za nabavu namirnica koje se pripremaju u čajnoj kuhinji (kava, čaj i drugi napitci) za sastanke s poslovnim partnerima i gostima Grada koji se organiziraju u poslovnim prostorijama Grada.

Potom su to sredstva za reprezentaciju za podmirenje troškova ugostiteljskih usluga za domjenke, poslovne ručkove, večere ili cateringe koji se organiziraju za poslovne partnere ili pak prilikom obilježavanja blagdana, konferencija... Dakle, prema Pravilniku, te usluge mogu biti organizirane kao ugostiteljske usluge koje se pružaju u poslovnim prostorijama Grada i izvan njih.

Nadalje, sredstva reprezentacije mogu se koristiti i za nabavu prigodnih protokolarnih darova - u povodu obilježavanja blagdana, obljetnica, manifestacija, međunarodnih sastanaka, svečanih sjednica, primanja te drugih važnih poslovnih događaja u okviru obavljanja protokolarnih aktivnosti Grada. Evidenciju ovako nabavljenih protokolarnih darova vodi Ured gradonačelnika. Iako bi to javnost najviše zanimalo, teško je reći o kojemu iznosu je riječ.

- Razlog je taj što tijekom godina imamo situacije u kojima osječki sportaši, folkloraši, udruge... odlaze izvan Osijek na različita gostovanja pa se obrate našem uredu kao bismo im pripremili protokolarne darove. Isto tako, tijekom godine u Osijek dolaze gosti za koje snosimo troškove noćenja ili prigodne darove, pa nije moguće u proračunu odmah uplanirati sve te iznose. Ono što bih volio naglasiti je da nastojimo da protokolarni darovi za naše goste imaju uporabnu vrijednosti kako bi ih podsjećali na boravak u našem gradu - kaže Željko Lončar, pročelnik Ureda gradonačelnika.

Račun za učinjene troškove reprezentacije ovjerava pročelnik upravnog tijela u čijem su razdjelu osigurana sredstva za reprezentaciju ili drugu vrstu troškova utvrđenih ovim pravilnikom. Svrha, odnosno namjena, korištenja sredstava za reprezentaciju mora na odgovarajući način biti zabilježena na računu za učinjene troškove. U suprotnom, nadležni upravni odjel za poslove financija dužan je vratiti račun korisniku reprezentacije ako ocijeni da račun nije uredno ovjeren ili ne sadržava dokaze o korištenju sredstava.